Ochrana osobných údajov

TI Capital s.r.o., so sídlom Talichova 2110/2, 841 02 Bratislava – mestská časť Dúbravka. IČO: 55941362, DIČ: 2122141516, zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Bratislava III, oddiel Sro, vložka č. 175070/B. Tel.: +421 940 984 000, Email: info@ti-capital.sk

1. Ochrana osobných údajov

1.1

Zmluvné strany berú na vedomie a súhlasia, že v rámci zmluvného vzťahu založeného Zmluvou je poskytovateľ v zmysle Nariadenia Európskeho parlamentu a rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej len „Nariadenie“) Sprostredkovateľom podľa čl. 28 Nariadenia a objednávateľ je Prevádzkovateľom podľa čl. 4 bod 7 Nariadenia. Zmluvou podľa čl. 28 ods. 3 Nariadenia je tento článok 1. Ak zmluvné strany uzatvoria osobitnú zmluvu o spracúvaní osobných údajov, ktorá sa od tohto článku odchyľuje, majú prednosť ustanovenia osobitnej zmluvy; v ostatnom platí tento článok.

1.2

Poskytovateľ je oprávnený spracúvať osobné údaje v mene objednávateľa ako sprostredkovateľ odo dňa účinnosti zmluvy. Objednávateľ a poskytovateľ sa dohodli, že článok 1 týchto Zásad ochrany osobných údajov (ďalej len „Zásady“) v plnom rozsahu nahrádza zmluvu v zmysle ust. § 34 a nasl. zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v platnom znení (ďalej len ako „Zákon o OOU“).

1.3

Predmetom tohto článku je uloženie pokynov poskytovateľovi v procese spracúvania osobných údajov.

1.4

Po skončení zmluvy poskytovateľ odovzdá objednávateľovi osobné údaje a doklady, o ktoré objednávateľ požiada, a to aj v prístupnej elektronickej forme, ak existuje. Dokumenty s osobnými údajmi doručované prostredníctvom elektronickej pošty poskytovateľ odosiela v šifrovanom formáte (ZIP alebo PDF) zabezpečené heslom, ktoré spĺňa zásady bezpečnostnej politiky hesiel. Do 30 dní od skončenia zmluvy poskytovateľ vymaže všetky osobné údaje a doklady objednávateľa v elektronickej podobe okrem údajov, ktoré je poskytovateľ povinný uchovávať podľa osobitných predpisov (najmä účtovné záznamy podľa zákona č. 431/2002 Z. z. a údaje podľa zákona č. 297/2008 Z. z. vrátane obchodnej korešpondencie po dobu 5 rokov od skončenia obchodného vzťahu). Tieto údaje sa po uplynutí zákonnej lehoty vymažú. Zo záložných kópií sa vymažú pri ich pravidelnom prepise, najneskôr do 90 dní. Doklady v listinnej podobe, ktoré objednávateľ poskytovateľovi odovzdal, poskytovateľ objednávateľovi vráti. Poskytovateľ uchováva len vlastné účtovné záznamy týkajúce sa zmluvného vzťahu s objednávateľom (zmluva, faktúry poskytovateľa, platby) po dobu podľa § 35 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve. Objednávateľ po skončení zmluvy zabezpečí úschovu a ochranu svojich osobných údajov a účtovnej dokumentácie v súlade s platnou legislatívou.

1.5

Povahou spracúvania osobných údajov je ich spracúvanie automatizovanými a neautomatizovanými prostriedkami spracúvania.

1.6

Účel spracúvania osobných údajov, názov informačného systému a zoznam, resp. rozsah osobných údajov, ktoré sa budú spracúvať, je uvedený v prílohe č. 1 k týmto Zásadám.

1.7

Dotknutými osobami sa na účely tohto článku Zásad rozumejú predovšetkým fyzické osoby – zákazníci (klienti) a pracovníci (zamestnanci) objednávateľa.

1.8

Povinnosti a práva Objednávateľa

a) Objednávateľ sa zaväzuje poskytnúť poskytovateľovi všetku súčinnosť za účelom plnenia predmetu tohto článku

b) Objednávateľ má právo požadovať od Poskytovateľa pravidelné správy o stave ochrany spracúvaných osobných údajov a Poskytovateľ má povinnosť mu ich poskytnúť bezodkladne

c) Ak objednávateľ poveril spracúvaním osobných údajov poskytovateľa až po získaní osobných údajov, je povinný zabezpečiť oznámenie tejto skutočnosti dotknutým osobám pri prvom kontakte s nimi, najneskôr však do troch mesiacov odo dňa poverenia poskytovateľa. To platí aj vtedy, ak spracúvanie osobných údajov prevezme právny nástupca objednávateľa v zmysle § 69 Obchodného zákonníka.

1.9

Povinnosti Poskytovateľa

a) spracúvať osobné údaje len na základe písomných pokynov Objednávateľa,

b) zabezpečiť, aby sa osoby oprávnené spracúvať osobné údaje — zamestnanci Poskytovateľa aj zmluvní spolupracovníci (napr. externí účtovníci) — zaviazali, že zachovajú mlčanlivosť o informáciách, o ktorých sa dozvedeli; so zmluvnými spolupracovníkmi Poskytovateľ uzatvára zmluvu o spracúvaní osobných údajov podľa čl. 28 Nariadenia GDPR,

c) pri spracúvaní osobných údajov postupovať podľa opatrení v zmysle § 39 Zákona o ochrane osobných údajov, súvisiace s bezpečnosťou spracúvania osobných údajov,

d) poskytnúť súčinnosť Objednávateľovi vhodnými technickými a organizačnými opatreniami pri plnení jeho povinnosti prijímať opatrenia na základe žiadosti dotknutej osoby podľa druhej časti druhej hlavy Zákona o ochrane osobných údajov,

e) vrátiť Objednávateľovi osobné údaje po ukončení poskytovania služieb týkajúcich sa spracúvania osobných údajov

f) na základe rozhodnutia Objednávateľa vymazať existujúce kópie, ktoré obsahujú osobné údaje,

g) poskytnúť Objednávateľovi informácie potrebné na preukázanie splnenia povinností a poskytnúť súčinnosť v rámci auditu ochrany osobných údajov a kontroly zo strany Objednávateľa alebo audítora, ktorého poveril Objednávateľ,

h) bez zbytočného odkladu informovať Objednávateľa, ak má za to, že sa pokynom Objednávateľa porušuje Nariadenie GDPR, Zákon o ochrane osobných údajov, osobitný predpis alebo medzinárodná zmluva, ktorou je Slovenská republika viazaná, ktoré sa týkajú ochrany osobných údajov,

i) oznámiť Objednávateľovi porušenie ochrany osobných údajov bez zbytočného odkladu po tom, ako sa o ňom dozvie

j) Poskytovateľ je vždy povinný pri prvom kontakte s dotknutou osobou oznámiť, že spracúva jej osobné údaje v mene objednávateľa na vymedzený alebo ustanovený účel.

k) Poskytovateľ nezdieľa osobné údaje objednávateľa s tretými stranami, okrem prípadov, keď je to nevyhnutné na podanie daňových priznaní na finančný úrad alebo ak to vyplýva z platnej legislatívy.

l) Poskytovateľ zabezpečuje technické a organizačné opatrenia vrátane použitia serverov v rámci EÚ. Prenos údajov je zabezpečený pomocou protokolov TLS 1.2 a vyšších, databáza a jej zálohy sú uložené v šifrovanej podobe. Pravidelné bezpečnostné audity a testovanie systému sa vykonávajú podľa potreby.

m) Osobné údaje uchováva po dobu uvedenú v bode 1.18.

1.10

Podmienky spracúvania osobných údajov

a) Poskytovateľ zabezpečuje podľa Nariadenia GDPR a Zákona o ochrane osobných údajov a primeraných technických a organizačných opatrení spracúvanie osobných údajov a ich poskytovanie príslušným inštitúciám podľa osobitných zákonov tak, aby bol zabezpečený účel spracovávania a ochrana osobných údajov.

b) Poskytovateľ zabezpečí ochranu osobných údajov dotknutých osôb, najmä ich dôvernosť, integritu a dostupnosť, v súlade s Nariadením GDPR, Zákonom o ochrane osobných údajov, opatreniami v oblasti technickej, organizačnej a personálnej bezpečnosti.

1.11

Povolené operácie s osobnými údajmi

a) Povolenými činnosťami poskytovateľa v informačných systémoch uvedených v prílohe č. 1 je vykonávanie operácií alebo súboru operácií s osobnými údajmi. Ide o ich získavanie, zhromažďovanie, zaznamenávanie, usporadúvanie, prepracovávanie alebo zmenu, vyhľadávanie, prehliadanie, preskupovanie, kombinovanie, premiestňovanie, využívanie, uchovávanie, likvidáciu, ich prenos, poskytovanie, sprístupňovanie alebo zverejňovanie, a to v rozsahu a za podmienok ustanovených v platných právnych predpisoch a dojednaných v týchto Zásadách.

b) Poskytovateľ je oprávnený len na získavanie a spracovanie osobných údajov od osôb uvedených v Prílohe č. 1, a to len v rozsahu nevyhnutnom na zabezpečenie poskytovania služieb.

c) Poskytovateľ sa zaväzuje nevyužívať a nezdružovať osobné údaje získané od Objednávateľa na iné, resp. rozdielne účely, ako sú uvedené v Prílohe č. 1.

d) Poskytovateľ je povinný chrániť spracúvané osobné údaje pred ich poškodením, zničením, stratou, zmenou, neoprávneným prístupom a sprístupnením, poskytnutím alebo zverejnením, ako aj pred akýmikoľvek inými neprípustnými spôsobmi spracúvania. Na tento účel je povinný prijať primerané technické, organizačné a personálne opatrenia zodpovedajúce spôsobu spracúvania osobných údajov, pričom je povinný vziať do úvahy najmä použiteľné technické prostriedky, dôvernosť a dôležitosť spracúvaných osobných údajov, ako aj rozsah možných rizík, ktoré sú spôsobilé narušiť bezpečnosť alebo funkčnosť jeho informačných systémov.

e) Poskytovateľ a jeho zamestnanci sú povinní zachovávať mlčanlivosť o osobných údajoch získaných od Objednávateľa, s ktorými prídu do styku; tie nesmú využiť ani pre osobnú potrebu, ani ich nesmú zverejniť a nikomu poskytnúť ani sprístupniť. Túto mlčanlivosť sa zaväzujú zachovať aj po skončení poverenia. Poskytovateľ zodpovedá za to, že mlčanlivosť budú zachovávať aj jeho zamestnanci – oprávnené osoby a poverené osoby.

f) Poskytovateľ sa zaručuje spracúvané osobné údaje nepoužiť v rozpore s oprávnenými záujmami dotknutej osoby, neohrozovať ani nepoškodzovať jej práva a právom chránené záujmy a svojím konaním nebude neoprávnene zasahovať do práva na ochranu jej osobnosti a súkromia.

g) Poskytovateľ zodpovedá za poučenie osôb, ktoré na základe jeho pokynu prídu alebo môžu prísť do styku s osobnými údajmi, o právach, povinnostiach a zodpovednostiach a to pred vydaním prvého pokynu.

h) Poskytovateľ je povinný spracúvať osobné údaje v súlade s dobrými mravmi a konať spôsobom, ktorý neodporuje zákonu, ani iným všeobecne záväzným právnym predpisom a ani ich neobchádza.

i) Objednávateľ pri výbere Poskytovateľa dbal na jeho odbornú, technickú, organizačnú a personálnu spôsobilosť a jeho schopnosť zaručiť bezpečnosť spracúvaných osobných údajov v súlade s Nariadením GDPR a Zákonom o OOÚ. Splnenie dostatočných záruk Poskytovateľ preukázal prijatými primeranými technickými a organizačnými opatreniami.

1.12

Spracovanie osobných údajov v súvislosti s elektronickými službami („E-formuláre“) a kontaktnými formulármi

a) Poskytovateľ spracúva osobné, finančné a kontaktné údaje, ktoré objednávateľ zadáva prostredníctvom webovej aplikácie, v súlade s GDPR a platnou legislatívou.

b) Údaje spracúvané cez E-formuláre sú určené výlučne na prípravu a podanie daňových priznaní a komunikáciu so zákazníkom.

c) Kontaktné formuláre slúžia na komunikáciu objednávateľa s poskytovateľom, pričom zhromažďované údaje sú minimálne nevyhnutné (meno, e-mailová adresa, obsah správy). Právnym základom spracúvania je čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia GDPR (nevyhnutnosť pre plnenie zmluvy alebo pre prijatie opatrení pred uzatvorením zmluvy) a čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia GDPR (oprávnený záujem poskytovateľa na komunikácii). Tieto údaje sa nepoužívajú na reklamné ani profilovacie účely.

d) Poskytovateľ nezdieľa osobné údaje objednávateľa s tretými stranami, okrem prípadov nutných na podanie daňových priznaní na finančný úrad alebo ak je to vyžadované zákonom.

e) Údaje sú uchovávané na serveroch v rámci EÚ, prenos je zabezpečený protokolmi TLS 1.2 a vyššími. Databáza a jej zálohy sú uložené v šifrovanej podobe.

f) Doba uchovávania osobných údajov spracovaných v rámci E-formulárov a kontaktných formulárov je uvedená v bode 1.18.

g) Objednávateľ môže žiadať prístup ku svojim údajom s potvrdením identity a v prípade ich neexistencie bude o tejto skutočnosti informovaný.

1.13

Analytika návštevnosti webovej stránky a cookies

a) Webová stránka poskytovateľa nepoužíva reklamné ani sledovacie súbory cookies, marketingové pixely ani nástroje na správu súhlasov s cookies. Na webovej stránke sa nezobrazuje banner na udelenie súhlasu s cookies.

b) Na meranie návštevnosti webovej stránky (počty zobrazení stránok a zdroje návštevnosti) využíva poskytovateľ vlastný analytický nástroj prevádzkovaný na serveroch poskytovateľa v rámci EÚ. Tento nástroj neukladá súbory cookies ani žiadne iné informácie do zariadenia návštevníka, nezbiera osobné údaje ani trvalé identifikátory a spracúva výlučne súhrnné anonymné štatistiky (napr. počty zobrazení stránok). Zhromaždené štatistiky nie sú zdieľané s reklamnými sieťami ani s tretími stranami. Keďže sa do zariadenia návštevníka neukladajú žiadne informácie, toto meranie návštevnosti nepodlieha povinnosti získavania súhlasu podľa čl. 5 ods. 3 Smernice 2002/58/ES (ePrivacy) a nevyžaduje sa žiadny súhlas od návštevníka.

c) Na webovej stránke sa nenachádzajú skripty ani cookies od žiadnych externých reklamných platforiem alebo analytických služieb tretích strán. Webová stránka nepoužíva Google Analytics, Google Tag Manager, Google Ads, Google Maps, Facebook Pixel, Stripe ani reCAPTCHA. Písma webovej stránky sú hostované priamo na serveroch poskytovateľa a nevyžadujú kontakt so službami Google Fonts ani inými externými fontovými službami.

d) V niektorých častiach webu (napr. v zabezpečenej oblasti klientskeho portálu) môžu byť použité prísne nevyhnutné súbory cookies (napr. session cookies) na zabezpečenie fungovania prihlásenia. Tieto cookies platia počas prihlásenej relácie (najviac niekoľko dní bez aktivity), zanikajú odhlásením, neprenášajú osobné údaje na tretie strany a nevyžadujú súhlas návštevníka.

1.14

Pri poskytovaní služieb má Poskytovateľ právo používať automatizované prostriedky spracovania dokumentov, vrátane služieb umelej inteligencie poskytovaných tretími stranami ako sprostredkovatelia (sub-processors) v súlade s čl. 28 GDPR. Takéto služby sa používajú výlučne na štruktúrované extrahovanie údajov z účtovných dokladov. Poskytovateľ zaručuje, že sprostredkovatelia: (i) spracúvajú údaje v rámci EÚ alebo — u poskytovateľov mimo EÚ — na základe zmluvy o spracúvaní so štandardnými zmluvnými doložkami podľa kapitoly V Nariadenia GDPR; (ii) sú viazaní dohodou o spracúvaní údajov (DPA) s podmienkami nie menej prísnymi ako tieto Zásady; (iii) nepoužívajú údaje Klienta na trénovanie modelov ani na iné účely; (iv) neuchovávajú údaje dlhšie, než je potrebné na spracovanie, a vymažú ich v lehote určenej zmluvou o spracúvaní.

1.15

Klientsky portál

a) Klientsky portál (ďalej „portál“) je zabezpečená časť webovej stránky, do ktorej Poskytovateľ pozýva oprávnené osoby Objednávateľa. Prihlásenie prebieha e-mailovou adresou a heslom alebo jednorazovým kódom zaslaným na e-mail; heslo sa ukladá výlučne vo forme kryptografického odtlačku.

b) V rámci portálu Poskytovateľ spracúva: identifikačné a kontaktné údaje používateľa (meno, e-mailová adresa, rola v spoločnosti Objednávateľa), dokumenty a správy, ktoré používateľ do portálu vloží, záznamy o úlohách a termínoch, technické záznamy o prihlásení (čas, adresa IP, typ prehliadača) na účely bezpečnosti a preukázania prístupu.

c) Meno a e-mailová adresa používateľa sú viditeľné ostatným oprávneným osobám tej istej spoločnosti Objednávateľa a povereným zamestnancom Poskytovateľa (napr. v zozname členov tímu a pri podpise správ v komunikácii). Používatelia inej spoločnosti k nim prístup nemajú.

d) Komunikácia medzi Objednávateľom a Poskytovateľom prebieha v rámci portálu (správy a prílohy). Správy sa uchovávajú po dobu trvania zmluvného vzťahu a 5 rokov po jeho skončení (§ 19 ods. 2 zákona č. 297/2008 Z. z.); po zrušení používateľského účtu sa autor správ anonymizuje (viď písm. g).

e) Upozornenia. Portál zobrazuje upozornenia o nových dokumentoch, úlohách a správach. Používateľ si môže dobrovoľne zapnúť aj push-upozornenia prehliadača na konkrétnom zariadení; obsah takého upozornenia sa prenáša v šifrovanej podobe a môže sa zobraziť na uzamknutej obrazovke zariadenia. Push-upozornenia možno kedykoľvek vypnúť v nastaveniach portálu alebo prehliadača; súhlas sa udeľuje samostatne pre každé zariadenie a štandardne je vypnutý. V nastaveniach portálu si používateľ môže zapnúť skrývanie obsahu upozornení na uzamknutej obrazovke. Pri vymazaní účtu sa spolu s ním vymažú aj všetky zariadenia zaregistrované na push-upozornenia. V mobilnej aplikácii TI Capital nesie push-upozornenie len druh udalosti a technické označenie záznamu; text správy, sumy a mená sa do upozornenia nevkladajú a aplikácia si ich po otvorení načíta zo servera.

f) Dokumenty vložené do portálu sa uchovávajú na serveroch Poskytovateľa v rámci EÚ; náhľad a úprava kancelárskych dokumentov prebieha na vlastnom serveri Poskytovateľa bez odovzdania tretím stranám.

g) Zrušenie účtu. Používateľ môže požiadať o zrušenie svojho účtu priamo v portáli. Účet sa deaktivuje ihneď; do 30 dní možno žiadosť odvolať opätovným prihlásením. Po uplynutí tejto lehoty sa osobné údaje používateľa vymažú a jeho správy v komunikácii sa anonymizujú. Dokumenty a účtovné záznamy spoločnosti Objednávateľa sa zrušením účtu jednotlivca nedotýkajú — uchovávajú sa v súlade so zákonom o účtovníctve a zmluvou s Objednávateľom.

h) Zálohy. Poskytovateľ vytvára pravidelné kópie údajov portálu na účely obnovy po havárii; kópie sú uchovávané v rámci EÚ a prístup k nim majú len poverené osoby Poskytovateľa.

1.16

Komunikačné kanály

a) Komunikácia medzi Objednávateľom a Poskytovateľom prebieha prostredníctvom klientskeho portálu, e-mailu alebo — podľa voľby Objednávateľa — prostredníctvom aplikácií Telegram a WhatsApp.

b) Ak Objednávateľ zvolí Telegram alebo WhatsApp, berie na vedomie, že tieto služby prevádzkujú tretie strany podľa vlastných podmienok a zásad ochrany súkromia a Poskytovateľ nemá vplyv na ich uchovávanie údajov. Poskytovateľ odporúča odovzdávať doklady prostredníctvom klientskeho portálu alebo cloudového úložiska Poskytovateľa.

c) Doklady prijaté cez e-mail alebo aplikácie Poskytovateľ ukladá do svojho úložiska v rámci EÚ a ďalej ich spracúva rovnako ako doklady vložené do portálu.

1.17

Sprostredkovatelia (subdodávatelia spracúvania)

Poskytovateľ využíva týchto sprostredkovateľov:

• Hetzner Online GmbH (Nemecko, EÚ) — servery, e-mailová schránka, cloudové úložisko a zálohy;
• Resend, Inc. (USA) — odosielanie e-mailov (prihlasovací kód, pozvánka, oznámenie o zmene hesla, upozornenia a súbory sprievodcu daňovým priznaním podľa bodu 1.21); prenos do USA na základe štandardných zmluvných doložiek (čl. 46 ods. 2 písm. c) Nariadenia);
• Anthropic, PBC (USA) — automatizované rozpoznávanie dokladov (výpisy, faktúry) podľa bodu 1.14; údaje odoslané cez rozhranie API sa podľa podmienok spoločnosti Anthropic nepoužívajú na trénovanie modelov; prenos do USA na základe štandardných zmluvných doložiek (čl. 46 ods. 2 písm. c) Nariadenia); na doklady používateľov mobilnej aplikácie bez účtu a s bezplatným účtom sa nepoužíva (bod 1.20 písm. e));
• prevádzkovatelia aplikácií Telegram a WhatsApp — len ak Objednávateľ zvolí tento kanál (bod 1.16);
• prevádzkovatelia push-služieb — len ak si používateľ sám zapol push-upozornenia (bod 1.15 písm. e), bod 1.20 písm. e)): v prehliadači Google LLC, Mozilla Corporation alebo Apple Inc. podľa prehliadača používateľa — obsah upozornenia sa prenáša šifrovaný až do zariadenia a služba vidí len čas a veľkosť; v mobilnej aplikácii Apple Inc. (Apple Push Notification service) alebo Google LLC (Firebase Cloud Messaging) podľa zariadenia — služba dostáva druh udalosti a technické označenie záznamu (bez súm, mien a textu); servery týchto prevádzkovateľov sa môžu nachádzať mimo EÚ — prenos do USA sa uskutočňuje na základe rozhodnutia Európskej komisie o primeranosti (rámec EÚ – USA na ochranu údajov) alebo štandardných zmluvných doložiek.

Objednávateľ udeľuje poskytovateľovi všeobecné písomné povolenie podľa čl. 28 ods. 2 Nariadenia na zapojenie ďalších sprostredkovateľov. Aktuálny zoznam sprostredkovateľov je uvedený v tomto bode. O zamýšľanom pridaní alebo nahradení sprostredkovateľa poskytovateľ informuje objednávateľa e-mailom alebo v klientskom portáli najmenej 14 dní vopred. Objednávateľ môže v tejto lehote proti zmene namietať; ak námietku nepodá, zmena sa považuje za odsúhlasenú. Ak objednávateľ namieta z dôvodov ochrany osobných údajov a zmluvné strany sa nedohodnú, objednávateľ má právo zmluvu vypovedať. Rovnaké povinnosti v oblasti ochrany osobných údajov, aké má poskytovateľ podľa týchto Zásad, poskytovateľ zmluvne ukladá aj každému sprostredkovateľovi.

1.18

Doba uchovávania osobných údajov

a) Osobné údaje a doklady objednávateľa sa uchovávajú počas trvania zmluvy; po jej skončení postupuje poskytovateľ podľa bodu 1.4.

b) Vlastné účtovné záznamy poskytovateľa o zmluvnom vzťahu s objednávateľom sa uchovávajú desať rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú (§ 35 zákona č. 431/2002 Z. z.).

c) Požiadavky a otázky zaslané cez kontaktný formulár alebo inou cestou osobou, ktorá nie je objednávateľom, sa vymažú po dvoch rokoch od posledného kontaktu, ak z nich nevznikne zmluvný vzťah. Dotknutá osoba môže požiadať o vymazanie aj skôr.

d) Účet používateľa klientskeho portálu sa po žiadosti o zrušenie vymaže podľa bodu 1.15 g).

e) Záložné kópie sa uchovávajú najviac 90 dní; staršie kópie sa vymazávajú.

f) Korešpondenciu s osobami, ktoré nie sú objednávateľmi, poskytovateľ vymazáva po dvoch rokoch od posledného kontaktu; korešpondencia s objednávateľom sa riadi písmenom a).

g) E-mailová adresa prihlásená na odber noviniek sa uchováva do odhlásenia. Odhlásiť sa je možné kedykoľvek odkazom v každom zaslanom e-maile alebo žiadosťou na info@ti-capital.sk.

h) Účet a osobný priestor používateľa mobilnej aplikácie sa uchovávajú podľa bodu 1.20 písm. f); záznam o súhlase s obchodnými oznámeniami a štatistika používania — podľa bodu 1.20 písm. g).

1.19

Zdroje údajov — register subjektov

a) Pri spracúvaní podľa tohto bodu je poskytovateľ prevádzkovateľom podľa čl. 4 bod 7 Nariadenia (nie sprostredkovateľom objednávateľa); identifikačné a kontaktné údaje poskytovateľa sú uvedené v úvode týchto Zásad. Tento bod je zároveň informáciou podľa čl. 14 Nariadenia pre fyzické osoby, ktorých údaje sa v registri subjektov nachádzajú.

b) Účel. Poskytovateľ vedie vlastnú kópiu verejných registrov firiem a podnikateľov (ďalej „register subjektov“), aby mohol rýchlo a správne zakladať klientov a ich obchodných partnerov (odberateľov a dodávateľov) a overovať ich identifikačné údaje. Register subjektov sa používa na vyhľadávanie pri zakladaní a kontrole karty klienta alebo partnera v systéme poskytovateľa a v klientskom portáli. Údaje sa nepoužívajú na marketing ani profilovanie a nepredávajú sa. Register subjektov slúži aj návštevníkom webu a používateľom aplikácie na doplnenie identifikačných údajov firmy podľa IČO pri vypĺňaní vzorov dokumentov (bod 1.21).

c) Právny základ. Právnym základom je oprávnený záujem podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia — záujem poskytovateľa a jeho klientov na správnych identifikačných údajoch obchodných partnerov v zmluvách a účtovných dokladoch. Poskytovateľ posúdil, že tento záujem prevažuje nad záujmami a právami dotknutých osôb, pretože: (i) ide o údaje, ktoré zákon zverejňuje práve na účely právnej istoty a ochrany tretích osôb v obchodnom styku (rozsudok Súdneho dvora EÚ C-398/15 Manni z 9. 3. 2017); (ii) preberá sa len rozsah nevyhnutný na identifikáciu subjektu (písm. d); (iii) údaje sa používajú len na ten istý účel, na ktorý boli zverejnené — identifikáciu v obchodnom styku; (iv) údaje o zaniknutých podnikateľoch – fyzických osobách sa po uplynutí lehoty vymazávajú (písm. f). Rovnaký záujem — správne identifikačné údaje strany v zmluve — má aj ten, kto si podľa IČO dopĺňa údaje firmy do vzoru dokumentu; dopĺňajú sa len údaje, ktoré sú verejné v zdrojových registroch. Bez prihlásenia (bod 1.21) sa vydávajú údaje len jedného subjektu podľa presne zadaného IČO, nie podľa mena, a v obmedzenom počte požiadaviek.

d) Rozsah údajov. Z registrov sa preberajú len údaje, ktoré patria na kartu subjektu: IČO, názov (obchodné meno), adresa sídla alebo miesta podnikania, právna forma, dátum vzniku a zániku; zo zoznamov Finančnej správy SR DIČ, IČ DPH a údaje o registrácii pre DPH. O fyzických osobách sa z Registra právnických osôb, podnikateľov a orgánov verejnej moci ani zo zoznamov Finančnej správy SR nepreberajú žiadne údaje o osobách, ktoré nie sú samostatne zárobkovo činnými osobami (živnostníkmi a inými podnikateľmi) — z oboch zdrojov sa o fyzických osobách preberá len obchodné meno a miesto podnikania samostatne zárobkovo činnej osoby. Údaje o štatutárnych orgánoch, spoločníkoch a iných osobách zapísaných pri subjekte, dátumy narodenia ani rodné čísla sa nepreberajú.

e) Zdroje. Register právnických osôb, podnikateľov a orgánov verejnej moci (RPO), správca Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky, poskytovaný ako otvorené údaje pod licenciou Creative Commons Attribution 4.0 (CC BY 4.0); údaje sú upravené (výber polí, formát adresy). Zoznamy daňových subjektov zverejňované Finančnou správou Slovenskej republiky (zoznam daňových subjektov registrovaných na daň z príjmov a zoznam subjektov registrovaných pre DPH). Kópia sa aktualizuje denne. Údaje majú informatívny charakter.

f) Doba uchovávania. Údaje o samostatne zárobkovo činnej osobe, ktorej podnikanie zaniklo, sa z registra subjektov vymažú po uplynutí troch rokov od zániku, ak nejde o klienta poskytovateľa alebo obchodného partnera klienta; údaje klientov a ich partnerov uložené na kartách, v zmluvách a dokladoch sa uchovávajú podľa bodu 1.18 a osobitných predpisov (napr. § 35 zákona č. 431/2002 Z. z.). Údaje zo zoznamov Finančnej správy SR sa pri každej aktualizácii nahrádzajú aktuálnym zoznamom. Údaje o právnických osobách sa uchovávajú, kým sú potrebné na účel podľa písm. b).

g) Príjemcovia. K údajom majú prístup poverení zamestnanci poskytovateľa a oprávnení používatelia klientskeho portálu pri vyhľadávaní partnera. Údaje sú uložené na serveroch poskytovateľa v rámci EÚ (bod 1.17); mimo EÚ sa neprenášajú. Pri dopĺňaní údajov firmy podľa IČO vo vzore dokumentu (bod 1.21) dostane názov, adresu a DIČ zadanej firmy ten, kto IČO zadal, bez prihlásenia.

h) Informovanie dotknutých osôb. Údaje sa nezískavajú priamo od dotknutých osôb. Individuálne oznámenie každej z nich by si vyžadovalo neprimerané úsilie — ide o veľký počet osôb, s ktorými poskytovateľ nie je v kontakte a ktorých kontaktné údaje nespracúva. Poskytovateľ preto podľa čl. 14 ods. 5 písm. b) Nariadenia sprístupňuje informácie verejne, a to týmto bodom.

i) Práva dotknutých osôb. Dotknutá osoba má právo na prístup k údajom (čl. 15 Nariadenia), na ich opravu (čl. 16 — keďže údaje pochádzajú z verejných registrov, nesprávny údaj je potrebné opraviť aj v príslušnom registri; kópia sa aktualizuje denne), na vymazanie (čl. 17) a na obmedzenie spracúvania (čl. 18). Podľa čl. 21 Nariadenia má dotknutá osoba právo kedykoľvek namietať proti spracúvaniu z dôvodov týkajúcich sa jej konkrétnej situácie; poskytovateľ potom údaje ďalej nespracúva, ak nepreukáže nevyhnutné oprávnené dôvody, ktoré prevažujú nad jej záujmami, právami a slobodami. Námietku alebo inú žiadosť možno zaslať na info@ti-capital.sk alebo na adresu sídla poskytovateľa uvedenú v úvode týchto Zásad. Dotknutá osoba má tiež právo podať návrh na začatie konania na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky.

j) Znenie tohto bodu je účinné od 11. 11. 2026.

1.20

Mobilná aplikácia

a) Tento bod je informáciou podľa čl. 13 Nariadenia pre osoby, ktoré používajú mobilnú aplikáciu TI Capital bez prihlásenia alebo s bezplatným účtom (ďalej len „používateľ“). Vo vzťahu k údajom účtu, zabezpečeniu, štatistike používania, obchodným oznámeniam a k obsahu osobného priestoru fyzickej osoby, ktorá si doklady ukladá pre vlastnú potrebu, je poskytovateľ prevádzkovateľom; jeho identifikačné a kontaktné údaje sú uvedené v úvode týchto Zásad. Pri dokladoch, ktoré si podnikateľ ukladá do osobného priestoru a ktoré obsahujú osobné údaje tretích osôb, je prevádzkovateľom podnikateľ a poskytovateľ sprostredkovateľom (bod 11.2 Podmienok používania aplikácie). Na klientov poskytovateľa, ktorí aplikáciu používajú ako klientsku zónu (klientsky portál), sa vzťahujú body 1.1 až 1.19. Automatizované rozhodovanie vrátane profilovania sa v aplikácii nepoužíva.

b) Bez prihlásenia aplikácia nespracúva osobné údaje používateľa okrem technických záznamov servera (čas, adresa IP, požadovaná adresa), ktoré vznikajú pri každej požiadavke, slúžia na bezpečnosť a prevádzku (oprávnený záujem, čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia) a uchovávajú sa len čas nevyhnutný na tento účel. Výpočty kalkulačiek sa vykonávajú na serveri bez uloženia zadaných hodnôt; uložené výpočty a údaje vyplnené do vzorov zostávajú v zariadení používateľa (a v jeho zálohe zariadenia, ak ju má zapnutú) a poskytovateľovi sa neodosielajú. Žiadosť o služby alebo správu „Problém alebo nápad“ poskytovateľ spracúva (meno, e-mail, prípadne telefón a text; pri správe z aplikácie aj verzia aplikácie a operačného systému, jazyk a vzhľad aplikácie) na účely odpovede a zlepšovania aplikácie a uchováva podľa bodu 1.18 písm. c). Právnym základom je pri žiadosti o služby vykonanie opatrení pred uzavretím zmluvy na žiadosť osoby (čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia), pri správe „Problém alebo nápad“ oprávnený záujem na zlepšovaní aplikácie (čl. 6 ods. 1 písm. f)).

c) Účet. Na vytvorenie a zabezpečenie účtu poskytovateľ spracúva e-mailovú adresu, jazyk, záznamy o prihláseniach (čas, adresa IP, typ zariadenia a systému; uchovávajú sa, kým trvá prihlásenie, najneskôr do zrušenia účtu), údaje karty vlastnej firmy, ktoré používateľ zadá (IČO, názov, adresa, logo), a — ak si používateľ zapne push-upozornenia — technické označenie zariadenia pridelené spoločnosťou Apple alebo Google (uchováva sa, kým trvá prihlásenie na danom zariadení, najdlhšie 30 dní od prihlásenia; pri odhlásení alebo vypnutí upozornení sa vymaže). Klient poskytovateľa môže mať aj heslo, ktoré sa ukladá len vo forme kryptografického odtlačku. Právnym základom je plnenie zmluvy o používaní aplikácie (čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia) a oprávnený záujem na bezpečnosti (čl. 6 ods. 1 písm. f)). Poskytnutie e-mailovej adresy je podmienkou vytvorenia účtu; ostatné údaje sú dobrovoľné.

d) Osobný priestor. Doklady a fotografie, ktoré používateľ uloží (vrátane dokladov naskenovaných fotoaparátom a súborov odovzdaných z iných aplikácií), sa uchovávajú na serveroch poskytovateľa v Európskej únii v oddelenom priestore účtu. Poskytovateľ ich obsah nečíta, neanalyzuje, nepoužíva na automatizované rozpoznávanie ani neodovzdáva službám umelej inteligencie podľa bodu 1.14; to sa zmení len prevodom priestoru do klientskej zóny na žiadosť používateľa (bod 4.5 Podmienok používania aplikácie). Poverené osoby poskytovateľa k obsahu pristupujú len podľa pravidla prístupu v bode 4.4 Podmienok používania aplikácie (na pokyn používateľa, pri riešení technického problému s jeho vedomím alebo ak to vyžaduje zákon). Právnym základom je plnenie zmluvy.

e) Príjemcovia. Údaje sú uložené u sprostredkovateľa Hetzner Online GmbH (bod 1.17). E-maily (prihlasovací kód, potvrdenia, upozornenia) odosiela Resend, Inc. Push-upozornenia doručuje Apple Inc. (Apple Push Notification service) alebo Google LLC (Firebase Cloud Messaging) podľa zariadenia používateľa; upozornenie nesie druh udalosti a technické označenie záznamu, nie sumy, mená ani text správ, a odosiela sa len používateľovi, ktorý si upozornenia zapol. Resend, Inc., Apple Inc. a Google LLC môžu údaje spracúvať v USA; prenos sa uskutočňuje na základe rozhodnutia Európskej komisie o primeranosti (rámec EÚ – USA na ochranu údajov) alebo štandardných zmluvných doložiek podľa čl. 46 ods. 2 písm. c) Nariadenia. Pri overení pokladničného dokladu podľa QR kódu sa zariadenie používateľa obracia priamo na systém e-kasa Finančnej správy Slovenskej republiky, ktorá je samostatným prevádzkovateľom; poskytovateľ jej údaje neodovzdáva. Služby umelej inteligencie podľa bodu 1.17 sa na údaje používateľov bez účtu a s bezplatným účtom nepoužívajú. Iným príjemcom sa údaje odovzdávajú len na základe zákona (napríklad orgánom činným v trestnom konaní na ich žiadosť).

f) Doba uchovávania. Účet a obsah osobného priestoru sa uchovávajú, kým používateľ účet nezruší alebo kým nie je vymazaný pre neaktivitu: ak sa používateľ 12 mesiacov neprihlási ani v aplikácii nič neurobí, poskytovateľ ho upozorní 60, 30 a 7 dní vopred, potom účet zablokuje a po 30 dňoch od zablokovania vymaže (bod 7.2 Podmienok používania aplikácie). Pri zrušení účtu používateľom sa prihlásenie ukončí ihneď a údaje sa vymažú bez zbytočného odkladu a nevratne; vymazaný súbor nie je používateľovi ďalej dostupný a poskytovateľ ho ani na jeho žiadosť neobnovuje. Zo záložných kópií sa údaje odstránia najneskôr do 90 dní (bod 1.18 písm. e)). Nepotvrdenú registráciu poskytovateľ vymaže po 24 hodinách. Správy odoslané poskytovateľovi sa uchovávajú podľa bodu 1.18 písm. c). Záznam o súhlase s obchodnými oznámeniami a štatistika používania — podľa písm. g).

g) Obchodné oznámenia a štatistika. Novinky a ponuky zasiela poskytovateľ len používateľovi, ktorý si ich v aplikácii zapol (súhlas podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) Nariadenia a § 116 zákona č. 452/2021 Z. z.); súhlas je štandardne vypnutý a možno ho kedykoľvek odvolať tým istým prepínačom alebo odkazom v e-maile. Záznam o udelení a odvolaní súhlasu (čas udelenia a odvolania, kanál, verzia textu) poskytovateľ uchováva 4 roky od odvolania súhlasu alebo od zrušenia účtu, ak súhlas predtým neodvolal, aj po zrušení účtu, aby vedel súhlas preukázať (právna povinnosť, čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia a § 116 ods. 5 zákona č. 452/2021 Z. z.). Na vyhodnocovanie, ktoré časti aplikácie sa používajú, poskytovateľ zaznamenáva len druh udalosti a deň — bez priradenia k účtu, osobnému priestoru, zariadeniu či adrese IP; ide o anonymné počty, nie o osobné údaje. Nástroje tretích osôb na analýzu správania ani reklamné identifikátory aplikácia nepoužíva a používateľa nesleduje naprieč inými aplikáciami a webmi.

h) Práva. Používateľ má práva podľa čl. 15 až 21 Nariadenia (prístup, oprava, vymazanie, obmedzenie, prenosnosť, námietka) a právo podať sťažnosť Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky (www.dataprotection.gov.sk). Jazyk a údaje karty firmy si mení v aplikácii; obsah osobného priestoru si môže kedykoľvek stiahnuť (po jednotlivých mesiacoch alebo celý) a vymazať; účet zruší priamo v aplikácii alebo na stránke ti-capital.sk/sk/vymazanie-uctu. O zmenu e-mailovej adresy a ostatné žiadosti môže požiadať na info@ti-capital.sk; poskytovateľ ich vybaví do 30 dní.

i) Údaje v zariadení. Aplikácia ukladá do zabezpečeného úložiska zariadenia prihlasovací token, nastavenie zámku (biometria alebo kód zariadenia) a jazyk; do bežného úložiska uložené výpočty, rozpracované formuláre, údaje uložených zamestnancov na vypĺňanie vzorov (najviac 50; vymažú sa pri odhlásení), súbory prijaté cez „Zdieľať“ z iných aplikácií (najviac 7 dní, kým ich používateľ neodošle) a dočasné kópie otvorených súborov. Ide o uloženie nevyhnutné na poskytnutie služby, ktorú používateľ žiada (§ 109 ods. 8 zákona č. 452/2021 Z. z.); na iné účely sa informácie zo zariadenia nečítajú. Údaje biometrie zostávajú v zariadení a poskytovateľovi sa neodosielajú. Fotoaparát aplikácia používa len na skenovanie dokladov so súhlasom udeleným v systéme; k fotogalérii pristupuje cez systémový výber jednotlivých súborov.

j) Znenie tohto bodu je účinné od 11. 11. 2026.

1.21

Nástroje na webe

a) Tento bod je informáciou podľa čl. 13 Nariadenia pre návštevníkov webu ti-capital.sk, ktorí bez prihlásenia používajú kalkulačky, vypĺňanie vzorov dokumentov online a sprievodcu daňovým priznaním (Podmienky používania webu). Prevádzkovateľom je poskytovateľ.

b) Vypĺňanie vzorov. Údaje, ktoré návštevník zadá do formulára vzoru, zostávajú v pamäti jeho prehliadača (localStorage), kým ich nevymaže. Na server poskytovateľa sa odošlú len pri príprave súboru DOCX alebo PDF, použijú sa na vloženie do predlohy a po odovzdaní súboru sa neuchovávajú ani nezaznamenávajú; právnym základom je plnenie toho, o čo návštevník požiadal (čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia). Údaje iných osôb, ktoré návštevník do vzoru zadá (napríklad druhej zmluvnej strany), poskytovateľ len technicky vloží do predlohy na pokyn návštevníka a neuchováva ich; právnym základom je oprávnený záujem návštevníka na vyhotovení dokumentu (čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia). Hodnoty zadané do kalkulačiek sa na serveri spracúvajú len na výpočet a neukladajú sa. Doplnenie údajov firmy podľa IČO prebieha vo vlastnej kópii verejných registrov (bod 1.19); zadané IČO sa neukladá. Potvrdenie, že si návštevník prečítal Podmienky používania webu, si prehliadač pamätá do zatvorenia karty (sessionStorage).

c) Sprievodca daňovým priznaním. Hodnoty, ktoré návštevník zadá, sa spracúvajú na serveri len na výpočet a prípravu súborov a neuchovávajú sa; rozpracovaný sprievodca zostáva v prehliadači. Ak si návštevník nechá súbory poslať e-mailom, poskytovateľ uloží e-mailovú adresu (šifrovanú), druh a rok priznania, jazyk a to, či návštevník súhlasil so zasielaním noviniek o službách; hodnoty priznania sa neukladajú. Súbory priznania (XML, PDF) s údajmi, ktoré návštevník zadal, odosiela na jeho e-mailovú adresu ako prílohy e-mailu sprostredkovateľ Resend, Inc. (USA; prenos na základe štandardných zmluvných doložiek, čl. 46 ods. 2 písm. c) Nariadenia); poskytovateľ súbory po odoslaní neuchováva; právnym základom je vykonanie úkonu, o ktorý návštevník požiadal (čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia). Adresu poskytovateľ uchováva dva roky od posledného odoslania na preukázanie odoslania a vybavenie prípadných otázok (bod 1.18 písm. c)); potom ju vymaže. Ak návštevník súhlasil so zasielaním noviniek, adresa sa uchováva do odvolania súhlasu a záznam o súhlase a jeho odvolaní 4 roky od odvolania (§ 116 ods. 5 zákona č. 452/2021 Z. z.); súhlas možno kedykoľvek odvolať odkazom v každom e-maile s novinkami alebo e-mailom na info@ti-capital.sk.

d) Technické záznamy servera (čas, adresa IP, požadovaná adresa) vznikajú pri každej požiadavke a slúžia na bezpečnosť a prevádzku (oprávnený záujem, čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia); uchovávajú sa len čas nevyhnutný na tento účel. Počet stiahnutí z jednej adresy IP sa krátkodobo počíta na ochranu pred zneužitím. Nástroje tretích osôb na analýzu správania návštevníkov sa pri nástrojoch nepoužívajú.

e) Práva dotknutej osoby sú uvedené v bode 1.20 písm. h) a platia rovnako; žiadosti vybavuje poskytovateľ na info@ti-capital.sk do 30 dní.

f) Znenie tohto bodu je účinné od 11. 11. 2026.

Príloha č. 1 zo dňa 11. 11. 2026

Názov informačného systému a spracúvaných údajov